Cómo un SaaS Nórdico de Última Milla Sustituyó la Cualificación Manual de Leads por un AI Crew y Generó €1,4M de Pipeline en 90 Días
NorthRoute (nombre anonimizado) tenía un gran producto de optimización de rutas pero un go-to-market que no escalaba: los SDR cualificaban a mano cada formulario, el HubSpot estaba lleno de duplicados y Google Ads quemaba presupuesto en términos genéricos de logística sin retorno hacia ventas. Le construimos un departamento de marketing automatizado — un AI Crew funcionando 24/7 — y reconstruimos el CRM y el motor de ads a su alrededor.
generado en 90 días, con el coste por lead cualificado un 47% más bajo y los SDR liberados de ~22 horas/semana de trabajo manual
La situación
El reto
NorthRoute (nombre anonimizado) es un SaaS B2B que vende software de entrega de última milla y optimización de rutas a operadores de e-commerce de mediano tamaño y proveedores 3PL en los países nórdicos y Alemania. Tenían un producto realmente bueno y una demanda creciente — pero el motor detrás del crecimiento se sostenía a mano. Cada formulario entrante caía en una bandeja de entrada donde un SDR investigaba manualmente la empresa, decidía si merecía una llamada y escribía notas en un HubSpot con tres años de registros duplicados y ninguna lógica de scoring. Los tiempos de respuesta se alargaban a cuatro horas o más, y para entonces los mejores prospectos ya habían reservado una demo con un competidor. En la parte de pago, una única campaña de Google Ads pujaba por términos genéricos como «software de entrega» y «plataforma de logística» sin feedback de conversiones offline — así que el Smart Bidding optimizaba hacia lo que generaba más formularios en bruto, no hacia los leads que de verdad se convertían en oportunidades cualificadas. A medida que empujaban hacia el mercado alemán, el coste de adquisición subía y nadie sabía qué inversión estaba produciendo pipeline real.
Nuestro enfoque
Lo que construimos juntos
Un AI Crew que cualifica y enruta leads 24/7
Construimos un departamento de marketing automatizado alrededor de su embudo: cada lead entrante se enriquece (tamaño de empresa, sector, región, señales tecnológicas), se puntúa contra su perfil de cliente ideal y se enruta al SDR correcto con un resumen de contexto ya preparado. Los leads de buen encaje reciben un primer contacto instantáneo y personalizado en minutos en lugar de horas — el AI Crew nunca duerme, nunca se salta un lead y nunca olvida hacer seguimiento.
HubSpot reconstruido en torno a scoring y ciclo de vida
Deduplicamos tres años de contactos, reestructuramos las etapas del ciclo de vida (Suscriptor → MQL → SQL → Oportunidad → Cliente) para que reflejaran su proceso real de ventas y desplegamos un modelo de scoring que combina encaje firmográfico con señales de comportamiento (solicitudes de demo, visitas a precios, engagement repetido). Las secuencias automatizaron el nurturing de los leads aún no listos para ventas, para que nada se escape del embudo.
Google Ads reconstruido en torno a leads cualificados reales
Reestructuramos la cuenta en campañas por nivel de intención — Marca, Categoría de Alta Intención, Competidores y Mid-Funnel — y eliminamos la concordancia amplia en todas las campañas que no eran de marca. Y lo más importante: alimentamos las conversiones offline desde HubSpot: cuando un lead se convierte en SQL, Google Ads aprende de ello. El Smart Bidding ahora optimiza hacia pipeline cualificado, no hacia formularios de vanidad.
Reporting automatizado en el que confía todo el equipo
El AI Crew genera un resumen semanal de pipeline para los fundadores y el responsable de ventas: leads por puntuación, coste por lead cualificado por campaña, cumplimiento del SLA de tiempo de respuesta y acciones recomendadas. Decisiones que antes esperaban a una descarga manual de hoja de cálculo ahora ocurren con un resumen de lunes por la mañana que se construye solo.
Resultados
Los números
Cómo ocurrió
El proceso
Auditoría + diseño de ICP y scoring
Auditoría completa del portal de HubSpot, la cuenta de Google Ads y el proceso manual de gestión de leads. Mapeamos exactamente dónde se perdían los leads y cuánto tardaba cada paso. Definimos el perfil de cliente ideal, el modelo de scoring y las reglas de enrutamiento antes de construir nada — para que la automatización reflejara su proceso real de ventas, no una plantilla genérica.
Construcción del AI Crew + reconstrucción de HubSpot
Deduplicamos y reestructuramos el CRM, desplegamos las etapas del ciclo de vida y el lead scoring, y construimos el AI Crew: enriquecimiento, scoring, enrutamiento instantáneo y primer contacto automatizado. Migramos la base de datos de contactos a la nueva estructura y conectamos los flujos de enriquecimiento y seguimiento. Primeros leads circulando por el pipeline automatizado en la semana 5.
Reestructuración de Google Ads + conversiones offline
Reconstruimos la cuenta de Ads en campañas por nivel de intención, eliminamos el desperdicio de concordancia amplia y conectamos la importación de conversiones offline desde HubSpot para que el Smart Bidding optimice hacia SQLs. El tiempo de respuesta baja de cinco minutos a medida que el AI Crew gestiona el primer contacto automáticamente. El CPL empieza a caer según el presupuesto se desplaza a las campañas que producen pipeline cualificado.
Optimización + escala en el mercado alemán
Coste por lead cualificado un 47% más bajo respecto a la base. SDR liberados de ~22 horas semanales de cualificación manual, ahora dedicadas a conversaciones reales. Con la atribución limpia ya en marcha, escalamos las campañas del mercado alemán sobre la misma arquitectura — con la confianza de que cada euro de nueva inversión se juzgaba por pipeline cualificado, no por volumen en bruto. El pipeline generado alcanza los €1,4M en el día 90.
«Pensábamos que necesitábamos más leads. Lo que de verdad necesitábamos era un sistema que supiera qué leads importaban y actuara sobre ellos al instante. El AI Crew hace el trabajo de tres SDR — y lo hace antes de que un competidor pueda siquiera responder.»
— Head of Growth, SaaS de Logística de Última Milla — Nórdicos